Slik lykkes du med tilbakemeldinger som produktleder

Tilbakemeldinger er ekstra viktig i produktlederrollen

Produktledelse er en lagidrett. Du lykkes ikke alene, men gjennom andre. Samarbeid, prioriteringer og læring skjer i samspill med mennesker med ulik fagbakgrunn, rolle og perspektiv. Det er selve definisjonen av et produktteam. Det gir en styrke til teamet, men kan og oppleves som utfordrende. Folk er jo forskjellige fra oss selv - heldigvis.

Når forventninger er uklare, beslutninger spriker eller samarbeidet lugger, skjer det sjelden fordi noen aktivt vil ha det sånn. Det skjer fordi ingen justerer kursen underveis og kalibrerer samarbeidet.

Tilbakemeldinger er derfor ikke noe som kommer i tillegg til produktlederrollen. Det er et styringsverktøy fordi det gir deg muligheten til å navigere samarbeidet. For uten tydelige, trygge og hyppige tilbakemeldinger stopper læringen opp. Teamet fortsetter å gjøre mer av det som ikke virker, og mindre av det som faktisk gir effekt. Hele hensikten med tilbakemeldinger er å utvikle samarbeidet.

Så for å lære hvordan vi best mulig kan fungere sammen, er produktledere spesielt avhengige av å gi hverandre tilbakemeldinger. De "kalibrerer” hverandres forventninger, følelser, opplevelser og atferd, som igjen bidrar til å skape bedre samarbeid og resultater.

Hvorfor tilbakemeldinger oppleves som krevende

Team Agile spurte over 200 produktledere om hva som gjør tilbakemeldinger vanskelig. Og vi ser at fire forhold går igjen.

• Frykt for reaksjoner. Mange er redde for å trigge konflikt, såre noen eller skape dårlig stemning i et samarbeid de er avhengige av.
• Krevende å formulere seg riktig. Hvordan være konkret uten å bli oppfattet som hard? Hvordan si det tydelig nok uten å pakke det så mye inn at budskapet forsvinner
• Timing. I en travel hverdag blir tilbakemeldinger ofte utsatt fordi det aldri føles som et riktig tidspunkt.
• Det er ekstra krevende å gi tilbakemeldinger oppover. Produktledere må ofte gi innspill til ledere og interessenter med mer formell makt. Det oppleves som mer risikofylt.

Felles for alle disse er at hjernen tolker tilbakemeldinger som potensielt truende. Når det skjer, går vi raskt i forsvar, både som avsendere eller mottakere.

Positive tilbakemeldinger er de viktigste

Forskning på høytpresterende team viser at de gir langt flere positive enn konstruktive tilbakemeldinger. Det er ikke fordi alt fungerer perfekt, men fordi ønsket adferd blir tydeliggjort og forsterket over tid. Og de setter samarbeid og kommunikasjon høyt på agendaen. Det er noe er oppmerksomme på og jobber med.

Positive tilbakemeldinger gjør tre viktige ting samtidig:

• De synliggjør hva som faktisk fungerer.
• De senker terskelen for å ta imot konstruktive tilbakemeldinger når det er nødvendig.
• De bygger psykologisk trygghet i teamet over tid.

Når det er høy psykologisk trygghet tør folk å si ifra, stille spørsmål og justere kursen underveis. Dette er avgjørende i produktledelse, som i praksis handler om ledelse gjennom samhandling. Du lykkes ikke gjennom å lede med autoritet alene, men gjennom andre.

Uten tydelige, trygge og hyppige tilbakemeldinger stopper læring opp. Teamet fortsetter å gjøre mer av det som ikke virker, og mindre av det som faktisk skaper effekt.

En hjernevennlig modell for tilbakemeldinger

For å lykkes med tilbakemeldinger trenger du en enkel struktur som hjelper både deg og mottakeren. Vi liker å bruke LeeAnn Renningers firetrinnsmodell, som jobber på Life Labs Learning. Denne kan brukes i alt fra små justeringer til krevende samtaler. Modellen reduserer usikkerhet, gir forutsigbarhet og holder fokus på adferd og effekt, ikke person.

Modellen består av fire tydelige steg: mikro-ja, adferd, konsekvens og spørsmål.

1. Start med et mikro-ja

Før du gir selve tilbakemeldingen, spør du om det passer.

Et mikro-ja kan være så enkelt som:
«Kan jeg gi deg en tilbakemelding?» eller «Er det greit at jeg deler en observasjon?»

Spørsmålet har stor effekt fordi du gir mottakeren en mulighet til å ta stilling til når det passer å få en tilbakemelding. Den kan velge selv. Da opplever hjernen mer kontroll og forutsigbarhet, og bidrar til å senke stress og redusere behovet for å gå i forsvar.

2. Beskriv konkret adferd

Deretter beskriver du konkret hva du har sett eller hørt. Ikke tolkning, ikke vurdering, bare observerbar adferd.

For eksempel:

«De siste ukene har vi fått flere parallelle prioriteringer inn i teamet fra ulike hold.»

Ved å holde deg til fakta gjør du det lettere for mottakeren å kjenne seg igjen i situasjonen. Hjernen slipper å bruke energi på å forsvare intensjoner, og kan heller lytte.

3. Forklar konsekvensen

Så forklarer du hvilken konsekvens adferden har hatt. For teamet, samarbeidet eller produktet.

For eksempel:
«Det gjør det vanskelig å planlegge arbeidet, og skaper usikkerhet om hva som er viktigst.»

Dette steget er avgjørende. Det tydeliggjør hvorfor tilbakemeldingen gis, og flytter fokuset fra person til effekt. Hjernen forstår sammenheng, ikke kritikk.

4. Avslutt med et spørsmål

Til slutt inviterer du til dialog ved å stille et åpent spørsmål.

For eksempel:
«Hva tenker du selv om dette?» eller «Hvordan kan vi gjøre dette annerledes fremover?»

Spørsmålet gir eierskap og åpner for felles problemløsning. Tilbakemeldingen blir starten på en samtale, ikke slutten på en vurdering.

Hvorfor modellen fungerer

Modellen er hjernevennlig fordi den gir struktur, forutsigbarhet og tydelighet. Den hjelper både avsender og mottaker med å holde fokus på adferd og effekt, fremfor person og intensjon. Vi liker modellen fordi den peker fremover og lar begge parter komme videre.

Den gjør det også lettere å gi tilbakemeldinger ofte og tidlig. Når samtalene er korte, konkrete og trygge, blir terskelen lavere. Og det er nettopp hyppige, små justeringer som skaper læring over tid.

Bygg en læringskultur

Gode tilbakemeldinger er også en viktig del av en læringskultur. Når tilbakemeldinger gis ofte, tidlig og på en trygg måte, blir det normalt å justere kursen underveis. Folk tør å si ifra, be om innspill og lære av hverandre. Over tid gir dette bedre samarbeid, bedre beslutninger og bedre produkter.

Det er viktig å understreke at man ALLTID må si Takk! når man får en tilbakemelding. Og holde munn og lytte. Det gir deg noen sekunder til å tenke deg om, puste med magen, før du går videre. Og du viser at du setter pris på tilbakemeldingen. Det gjør at du bygger oppunder en læringskultur. Så det å ta I mot tilbakemeldinger på en kort og forutsigbar måte gjør at andre vet hva de kan forvente. Og sånn bidrar et til at tilbakemeldinger blir en del av "sånn gjør vi det her".

Produktledere som lykkes, bidrar aktivt til en slik kultur. De gjør tilbakemeldinger til en naturlig del av hverdagen, ikke noe som bare tas frem når noe har gått galt.

Du må teste selv for å lykkes

Vil du lykkes med tilbakemeldinger, må du gjøre dem til en del av hverdagen. Ikke som en engangsøvelse, men som en fast praksis i måten du leder og samarbeider på. Som med alt er blir du god når du øver. Du lærer ved å gjøre det, i faktiske situasjoner og sammen med andre.

Start i det små. Og gjerne når du "tar" en kollega i å gjøre bra! Eller du kan velge én situasjon der noe er uklart, frustrerende eller stopper fremdriften. Bruk modellen. Be om et mikro-ja. Beskriv konkret adferd. Forklar hvilken konsekvens det har. Avslutt med et spørsmål.

Det kommer ikke til å bli perfekt første gang. Det er helt greit. Poenget er å prøve, lytte og justere neste gang. På samme måte som i produktutvikling, lærer du gjennom iterasjoner og blir litt bedre hver gang.

Så start i dag.. og si fra hvordan det gikk til hei@teamagile.no hvis du vil dele DINE erfaringer!

Dette er Team Agile

Team Agile akselererer verdiskapningen gjennom å utvikle verdidrevne og lærende organisasjoner. Vi tror at fremtidens virksomheter er smidige og tillitsbaserte som skaper verdier i samarbeid med målgruppene de er til for.

Ta en prat med oss