4 tips mot stress: «Møter er en trussel»
Som utvikler er det ikke uvanlig å bli allokert til flere team eller prosjekter. Fordi det er ikke helt nok utviklere til alle behovene i organisasjonen. Men vi ser at dette kan gå ut over både produktivitet og motivasjon. Her deler Team Agile noen tips til deg som ønsker en mindre masete og stressende hverdag som utvikler.
Utviklere er ettertraktede folk. Vi jobber ofte for virksomheter som ikke får tak i nok folk, med konsekvens at utviklerne splittes på flere team eller prosjekter. Hyppige kontekstbytter og liten fremdrift blir ofte konsekvensen av dette.
Én årsak til at problemene oppstår er at arbeidet organiseres rundt de ansattes tid. Det er en papirøvelse i å fordele hoder på flere team. Lederne tror at når folk er spredt utover flere initiativ, er det en måte å få jevn fremdrift på alt som skjer. Tvert imot er dette den sikreste måten å organisere for lavere fart og færre leveranser.
Vi ser at det kan gå utover motivasjonen og produktiviteten til utviklerne. Det blir stress. Er du en av utviklerne som ønsker en mindre masete hverdag har vi noen tips til deg på veien.
Be om en prioritering fra lederen din
Det beste er om alle utviklere har ett team de bruker all tiden sin på. Det gir gode hverdager med færre kontekstskifter, muligheten for å bygge tillit og dyptgående domenekompetanse. Når dette ikke skjer, er målet å skape stabilitet i ustabile rammer.
Jobber du på to team er det beste du kan gjøre å be lederen si hva som har høyest prioritet av de to. Da blir den kognitive belastningen mindre. Og du kan legge opp til en tidsfordeling tilpasset prioriteringen mellom det som er viktigst og mindre viktig.
Hvis det blir vanskelig å si noe på lang sikt, be om å få en prioritering denne uken, eller i dag. Det hjelper deg med en mer forutsigbar tidsbruk mellom teamene. Du kan være tydelig med kollegaene dine hvor stor innsats du kan legge ned i teamet, hver uke.
Sett av faste tider med teamet
Felles tid med teamet helt nødvendig for å unngå for mange kontekstbytter i løpet av en dag. Man er tilgjengelige for hverandre for sparring og spørsmål. Når man har felles tid, blir behovet for møter mindre. En del steder brukes «zen dag» for å unngå avbrytelser, altså det er en dag hvor man ikke kan booke møter foruten i teamet. Andre steder forsøker man lengre fokusperioder med det samme formålet i flere uker. Møter er en trussel mot effektiviteten dersom de avbryter pågående arbeid.
Dersom det er et stort problem med konstante avbrytelser, er det beste for deg å teste ut en liten endring i liten skala og måle effekten. Forsøk å synkronisere innsatsen rundt noen dager dere er tilgjengelige for hverandre, kjenn etter hvordan det påvirker kontekstskifte og stress, og mål det. Juster etter det som fungerer for dere. Det å utvikle godt samarbeid er ikke noe man gjør en gang, men må holde øye med det kontinuerlig.
Lag en takt og rytme for arbeidet i teamet
Det er et stort rom i forbedring for de aller fleste når det gjelder å takte innsatsen sammen med teamet. Jo mer forutsigbar rytme, jo mindre tid kaster man bort til planlegging i møter. Dette er et enkelt grep for mindre stress. Det gjør det mer forutsigbart når man er i mer enn et team.
Felles rytme og takt på målsettingsprosesser, planlegging, standup, demo eller retrospektiv gjør at man skaper en stabil hverdag. Helst må organisasjonen ha en lik rytme sånn at man vet hva man kan forvente av andre til enhver tid. Det gjør at tiden du jobber i et team blir mer effektiv. Du vet hva som forventes når. Det er også lurt å vurdere om dere deler informasjon i chat, fremfor å ha et møte. Her kan man dele endringer, påminnelser og noen har standup i chat.
Ikke la deg avbryte!
Tiden er den viktigste ressursen du har på jobb. Da blir det viktig å verne om tiden og fokuset ditt. Spesielt viktig er det for jobber som krever dyptgående fokus over tid. Utviklere bruker ofte tid å sette seg inn i kode eller å løse komplekse problemer. Da blir det ekstra sårbart å bli avbrutt – det får en høy kost. Noen steder blokkerer utviklere ut fokustid hvor de ikke aksepterer møteinvitasjoner. Det er også greit å være tydelig på når andre kan få hjelp fra teamet og svar på spørsmål de har.
Definer klare retningslinjer for når teamet ditt er tilgjengelig for spørsmål og hjelp. Vi er inspirert av gjengen bak Team Topologies som kaller det et «Team API». Det sier noe om hvilken dag i uken, på en viss tid hvor andre kan stikke innom fysisk eller digitalt for å få svar eller stille spørsmål. Dette skaper forutsigbarhet og gir rom for dypere fokus resten av uken. Vær proaktiv i å kommunisere med ledere og kollegaer om viktigheten av uavbrutt arbeidstid. De må i større grad tilpasse seg teamets rytme, enn omvendt.
Be om at møter legges til rett før eller rett etter lunsjen, når man allerede er ute av fokus. Test det ut og se hva det gjør med opplevd stress, kontekstbytte og effekten teamet produserer. Juster det som ikke funker. Og del læringspunktene med kollegaene dine. Sånn kan du skape mer fokus og få færre avbrytelser i jobben. Forhåpentligvis vil det redusere stress og lederen blir mer happy. Har du testet ut? Meld fra hvordan det gikk 😊
Artikkelen ble publisert først på kode.24 13. november 2023