Slik blir du en rågod fasilitator

Skap en trygg arena for samarbeid

I kjernen av godt tverrfaglig samarbeid ligger en trygghet om at alle kan komme med forslag, innspill og idéer uten å frykte at en blir avvist av de andre. Vi ønsker kort og godt at deltakerne er i læringssonen. Hvis teamet ditt skal lykkes med å få frem de beste idéene, slik at dere kan skape verdi sammen, er det avgjørende å etablere psykologisk trygghet. Å gjøre det tar tid, men det er ting du kan gjøre for å komme i gang i dag.

Som fasilitator er det fint å starte med å vurdere om forutsetningene er på plass for at deltakerne føler seg «trygge» i konteksten. Fins det noe i omgivelsene som øker sjansen for at noen av deltakerne ikke vil dele tanker? Da kan det være lurt at teamet får muligheten til å gi anonyme tilbakemeldinger og innspill. Det er ikke alltid lett å ta stilling til om deltakerne opplever en slik trygghet gjennom observasjoner. Dersom du er i tvil, kan en mulighet være å invitere til både anonyme og åpne innspill.

Skap et inkluderende ytringsklima

Fasilitatorens oppgave er å skape en inkluderende arena for å sikre alles deltakelse. Det er din oppgave som fasilitator å sikre at også de «introverte» personene kommer til ordet med sine perspektiver. Ta gjerne i bruk stillhet som virkemiddel. Ofte går det ikke mer enn 6-7 sekunder før stillheten blir så presserende at noen tar ordet. Gi deltakerne tid til å tenke før de får svare. Det gjøre effektivt ved f.eks. brainwriting, dvs. at deltakerne først får tid til å tenke og notere for seg selv i noen minutter. Deretter kan alle presentere sine egne lapper. Gjennom å sjekke fortløpende om det noen flere som har innspill, gir du deltakerne mulighet til å inkludere seg i teamet med sine ytringer.

For å skape en trygg og inviterende ramme for arbeidet må fasilitatoren vise åpenhet og raushet. Bruk alle anledninger til å aktivt bygge opp under og oppmuntre til en åpenhet for alle idéer. Sørg for at det er trygt å komme med innspill gjennom å anerkjenne alle innspill – gode som dårlige – på lik linje – med et «takk for innspillet». Dermed senkes terskelen for å komme med forslag. Det blir lettere å bidra også for de som tenker at «dette vet jo alle» eller «nei, dette blir for dumt å foreslå». Ved å ønske alle innspill og forslag velkomne, øker du sannsynligheten for å få frem flere ideer, risikopunkter og perspektiver. Dermed øker også sjansen for at forslagene er bedre. Dette støttes av forskning som viser at jo flere ideer, jo bedre er det.

Fasiliter deg selv ut av møtet!

Ikke «forurens» møtet. Som fasilitator skal du nettopp fasilitere – ikke delta i diskusjonen. Din jobb som fasilitator er å sikre at deltakerne jobber konstruktivt sammen og kommer frem til gode løsninger. Å holde seg unna diskusjoner kan være krevende. Ofte blir det blir fristende å «hjelpe til litt» og dele egne meninger og erfaringer. Du som fasilitator må være oppmerksom på egen adferd, teamdynamikken, møtestrukturen og tiden. Da er blir det tilnærmet umulig å delta konstruktivt i diskusjonene om innholdet i tillegg.

Den nøytrale posisjonen du inntar som fasilitator bygger opp under en annen viktig suksessfaktor; at teamet selv eier resultatene og har ansvar for å følge opp utfallet av møtet. Det sikrer eierskapet hos teamet som har ansvar for resultatet de selv kommer frem til. Teamet bestemmer formuleringer, ordlyd, konklusjoner og oppfølgingspunkter. Økt eierskap betyr økt motivasjon og dermed økt sannsynlighet for at resultatet faktisk bidrar til en positiv endring.

Helt konkret innebærer fasilitatorens «nøytrale» posisjon å la teamet ta ansvar. Skrive egne post-it-lapper, selv flytte lappene rundt, ta ansvar for å oppsummere arbeidet og konkludere på egenhånd med egne ord. Dersom du som fasilitator tillegger teamet din mening f.eks. gjennom å oppsummere ideer, fjerner du også litt av teamets eierskap. Bare tenk på hvordan du selv motiveres: Blir du mest motivert av å finne ut noe sammen med teamet ditt? Eller er det når fasilitatoren som har holdt workshopen forteller teamet hva dere har gjort og hvilke oppfølgingspunkter dere har? Vi i Team Agile er i alle fall ikke i tvil – la teamet ta ansvar selv.

Fasilitatoren sikrer fremdrift gjennom god struktur

Allerede i innkallingen må du som fasilitator sikre at deltakerne forstår hensikten med møtet og forventningene til hva deltakerne skal bidra med. En god plan for opplegget og tydelige praktiske rammer for møtet gjør det enkelt for deltakerne ha fokus på innholdet.

Introduksjonen i selve møtet og presentasjonen av planen skaper en forutsigbar og konstruktiv arena for samarbeid. Team Agile bruker vi ofte en «innsjekk» i starten av møtet for å sikre at alle deltakerne kommer til ordet. Da knyttes folka i teamet sammen. I tillegg gjør innsjekk det enklere for alle å bidra senere i møtet.

I arbeidsdelen av møtet må du som fasilitator legge til rette for idemyldring slik at alle kan komme med egne perspektiver, ideer og innspill. Deretter setter du av tid til å presentere og diskutere hverandres forslag. Slik skaper du en omforent forståelse og deretter bearbeiding av forslagene. Gjennom å presentere for hverandre kan teamet lettere bygge videre på hverandres forslag. Dette er en krevende fase som fasilitator fordi teamet ofte har ulike synspunkter og forståelse av «virkeligheten». Fasilitatorens rolle på dette tidspunktet er å holde diskusjonen konstruktiv og gjerne stille oppklarende spørsmål ved behov. Til slutt skal teamet prioritere og velge hvilke alternativer de ønsker å gå videre med. Dette gjøre ofte gjennom kategorisering og en type avstemming.

Fasiliter en god avslutning

Til slutt avsluttes møtet på en god måte. Som fasilitator kan du – eller deltakerne – oppsummere møtet, anerkjenne arbeidet og sjekke om teamet opplever at hensikten med møtet ble oppnådd. Kanskje er det oppfølgingspunkter eller videre arbeid som må gjøres i etterkant av møtet. Sjekk at alle er enige i disse oppfølgingspunktene. Dersom det passer er det også fint med litt refleksjon og en evalueringsdel av møtet. Spør – hvordan kan møtene bli bedre neste gang? En god avslutning gjør det lettere å komme fra diskusjon til handling i oppfølgingen. Klarhet om veien videre og feiring vil også gi en positiv opplevelse av nytteverdien av møtet.

Jo mer du øver som fasilitator – jo bedre er det. Vil du bli god må du jobbe med kontinuerlig forbedring etter hver økt. Vil du høre mer om fasilitering eller det å få samarbeid i team til å fungere enda bedre? Ta kontakt med oss i Team Agile for en uformell prat.