Team Agiles teamkontrakt

Tverrfaglige team er den mest effektive måten å løse komplekse problemer på, men gode team skjer ikke av seg selv. De må vedlikeholdes jevnlig for å fungere. Og det er lettere sagt enn gjort. Skal vi tro teamlitteraturen mislykkes opptil 70% av teamene med å nå målene sine. En teamkontrakt er et enkelt verktøy du kan ta i bruk for å gjøre teamets normer og forventninger eksplisitte. Den hjelper deg å adressere spørsmål som har vist seg å være viktige for å bygge gode team. Denne artikkelen presenterer Team Agiles teamkontrakt og forklarer hvordan du kan ta i bruk teamkontrakten med teamet ditt.

Høytpresterende team har en teamkontrakt

De siste årene har det kommet flere studier om hva som kjennetegner høytpresterende team. Aristoteles-studien fra 2018 oppsummerte Googles jakt på det perfekte teamet. Etter å ha studert 180 team konkluderte de med at det er langt viktigere hva teammedlemmene gjør, enn hvem som er på teamet. Løsningen på å bygge effektive team finnes i gruppens normer, hvordan deltakerne samhandler med hverandre. Dette samarbeidsklimaet har fått navnet høy psykologisk trygghet av blant annet Amy Edmondson og studier har vist at det å lage en teamkontrakt har positiv effekt for den psykologiske tryggheten i teamet.

Ganske nylig har forskere fra Nederland og Danmark kommet til samme konklusjonen som tilsier at teamets normer påvirker i stor grad hvor effektivt teamet er. Hva teamet gjør er altså avgjørende for å forstå hvorfor noen team er langt mer effektive i verdiskapningen enn andre. Sagt på en annen måte: de beste teamene er ikke bare omforent om hvilket mål de jobber mot, men også om hvilke spilleregler, normer og forventninger deltakerne har til hverandre for å skape et sunt og effektivt ytrings- og samarbeidsklima i teamet. Etter vår erfaring har de beste teamene en teamkontrakt.

Selvgjort er velgjort, også når det kommer til teamkontrakter

Det er ingen overdrivelse å si at vi i Team Agile brenner for team. Vi har tidligere skrevet om teamkontrakter, Team Canvas, Team Canvas Basic, årsaker til at team ikke fungerer og en masse om psykologisk trygghet og helsesjekker for team. Det er heller ikke mangel på teamkontrakter: Team Canvas, Scrum Team Charter, Start Smart, Team API for å nevne noen.

Vi har likevel lagd vår egen. Den er basert på å ha brukt og fasilitert teamkontrakter for over 50 team i Team Agile. Teamkontrakten er inspirert av flere av de over, men er satt sammen for å svare opp det som faktisk er viktigst å skape forpliktende samarbeid rundt. Den ser slik ut:

Teamkontrakten gir rammer for teamets forpliktelser overfor hverandre

Den er også tilpasset vårt arbeid med tverrfaglige team som har ansvar for å lage digitale produkter som er verdifulle for kundene og virksomheten. Team som regulerer sitt eget forhold til både seg selv og hvordan de samarbeider, til målene de skal oppnå og til resten av virksomheten vil lykkes. Vi ser at de beste teamene gjør akkurat dette og det er her teamkontrakten spiller inn.

Teamkontrakten er en fysisk eller digital «plakat» hvor deltakernes forventninger og sosiale spilleregler er listet opp sånn at de kan gi føringer for atferd i teamet. Det har likheter med det forskningen kaller en «psykologisk kontrakt». En psykologisk kontrakt regulerer handler om opplevde men uuttalte forpliktelser overfor hverandre, som deltakerne likevel opplever og implisitt forholder seg til. Det handler om hva gjensidige forventninger til hverandre, en usynlig, uskreven avtale som handler om bytteforholdet og gjensidige forventninger i et samarbeid.

En studie undersøkte hvordan brudd på psykologiske kontrakter opplevdes hos ansatte, og fant blant annet at ansatte ble mindre engasjerte, fikk lavere trivsel og presterte dårligere ved brudd. Poenget er ikke å straffe negativ oppførsel, men å holde folk ansvarlige overfor hverandre og overfor teamets mål/oppgave. En teamkontrakt handler etter vår oppfatning om ansvarlighet for teamet, gjensidig ansvar for å gjøre sitt beste og ta teamet og samarbeidet på alvor.

Slik lager du en teamkontrakt

For å si det litt enkelt – det handler om å gjøre det enklest mulig å lykkes. Sett rammer for hvordan en god teamhverdag ser ut for deg. Bygg det teamet du trenger for å lykkes og det du drømmer om. Teamkontrakten hjelper deg med dette. Selve teamkontrakten består av seks temaer som gir utgangspunkt for diskusjon i teamet. Disse er et utgangspunkt – en samtalestarter – slik at teamet kan uttrykke og bli enig om en felles forståelse av mål, roller og verdier i teamet. Grovt sett består teamkontrakten av tre spørsmål eller «områder»:

• folk, roller og ansvarsområder
• mål og mening
• felles normer, spilleregler og kommunikasjon med omverdenen

En teamkontrakt hjelper teamet å reflektere over og snakke sammen om teamets felles mål og mening, og de «myke» verdiene ved mellommenneskelig samarbeid som man ofte ikke snakker så mye om. Kontrakten bidrar til å skape åpenhet, sosial trygghet og gode kjøreregler for hvordan teamet kan fungere og jobbe sammen på best mulig måte. Det gjelder nye så vel som eksisterende team som har jobbet sammen en stund.

Dette må du ha i bakhodet når du lager en teamkontrakt

Teamkontrakten strukturerer diskusjoner om teamets mål, roller og verdier. Alle svar er uttrykk for en persons behov eller synspunkt, det er ikke noe rett eller galt. Deltakerne kan utfordre hverandre gjennom å stille åpne spørsmål og tenke gjennom egne standpunkt. Men teamet eier innholdet. Det teamet og deltakerne mener er riktig, er det som er gjelder.

Teamkontrakten må ikke følges slavisk. Gjennomføring, rekkefølge og spørsmål kan tilpasses dersom teamet ønsker eller situasjonen krever det. Prøv Team Agiles oppskrift første gang du gjør øvelsen. Og tilpass gjerne neste gang. En teamkontrakt krever at teamet er enig og finner «felles grunn» på alle 6 områdene.

Fasilitatorens rolle når du lager en teamkontrakt

Å fylle ut en teamkontrakt skjer i en workshop hvor man får tid til å både tenke selv og snakke sammen. Finn en fasilitator som skaper gode rammer og sikre fremdrift i gjennomføringen. Ofte er dette team-lead, Scrum Master eller smidig coach, men det kan egentlig være hvem som helst – også en utenfor teamet. Rollen skal fasilitere arbeidsøkten for teamet.

Gjennomgangen starter med at fasilitatoren kort forklarer hensikten. Deretter gjennomgås feltene i canvasen. Et felt er en økt, som beskrevet under. Spørsmålene leses opp og hver deltaker får skriver ned sine tanker og forslag på lapper. Deretter presenterer deltakerne lappene for hverandre. Til slutt diskuterer teamet alle forslagene, enes ved behov og går videre til neste felt.

Fasilitatoren tar tiden på gjennomføringen, og har ansvar for at deltakerne er fokusert og bidrar inn i øvelsene. Dersom noen diskusjoner drar ut eller teamet ikke finner felles grunn, kan diskusjonen parkeres til resten av øvelsen er ferdig. Planlegg et separat møte for å følge opp den uløste diskusjonen så snart som mulig.

Hver økt starter med at fasilitatoren stiller spørsmålene til gruppen. Deltakerne får et gitt antall minutter til å skrive sine tanker og forslag på post-its, et poeng per lapp. Når tiden er over, presenterer deltakerne sine lapper samtidig som de henges opp på tavlen. Deltakerne bytter på rekkefølgen de presenterer for hver økt.

Etter hvert som deltakerne presenterer lappene, er det ofte like eller sammenfallende lapper. Disse kan henges over hverandre.

Dette trenger du for en teamkontraktworkshop

• Beregne 3-4 timer, med en introduksjon, avslutning og noen gode pauser
• Et rom med plass til alle deltakerne.
• Print Teamkontrakten i A1-format eller større, evt bruk en stor flipover eller et whiteboard. Dersom arbeidet gjøres digitalt, er f.eks. Miro og Mural gode hjelpemidler.
• Post-it lapper i ulike farger, gjerne en farge pr deltaker
• Tusjer til deltakerne
• Klokke slik at du kan passe tiden

Teamkontrakten starter her: “Vi er teamet”

Deltakerne skriver navnet på post-its sammen med forventet rolle på teamet. Hvis en person har flere roller, skriver den en lapp pr rolle. «Jerome, QA og testing”, “Lise, frontend”, “Khalid, Scrum Master” osv.

Dette er et fint startsted for teamkontrakten, fordi alle med enkelhet kan si sitt eget navn og rolle. Her kan det også åpnes opp for «uformelle roller», dvs. forslag som «Thanh: sosial-ansvarlig». Vær oppmerksom på personer med mange roller. Kan det påvirke teamdynamikken, for eksempel bli en flaksehals? Teamet må være enig i rollene som står på tavlen før de går videre.

Spørsmål til deltakerne:

• Hva heter du?
• Hva bidrar du med på teamet?

Gi deltakerne 2-3 minutter på å skrive lapper. Det kan være greit å beregne opptil 10 minutter på øvelsen slik at alle får tenkt selv, skrevet ned punkter på lapper og presentert det for de andre.

“Dette målet skal vi nå sammen”

Deltakerne formulerer forslag til teamets felles mål og evt egne, personlige mål de andre deltakerne bør kjenne til. «Redusere ventetiden på kundeservice med 25%», «Halvere antall feil oppdaget av kunde innen kvartalet» osv..

For noen team er målet definert på forhånd. Andre team «forhandler» frem målene med nærmeste leder. Mens noen team igjen styrer sin egen hverdag i langt større grad. Bruk likevel tid på å artikulere teamets mål. Sørg for at alle deltakerne kommer til ordet og står inne for formuleringen.

Gjennom å bruke litt tid på deltakernes personlige mål, skapes åpenhet og forståelse for hverandre. Slik blir det lettere å ta hensyn til hverandre i hverdagen og sveise teamet sammen. Teamet skal ikke bli enige om hverandres mål, men kjenne til hver andres mål.

Spørsmål til deltakerne:

• Hva er det vi skal oppnå sammen?
• Hvordan ser suksess ut?
• Hvordan vet vi at vi lykkes?

Gi deltakerne 4-5 minutter på å skrive lapper. Det kan være greit å beregne 15-25 minutter på øvelsen.

Teamkontraktens tredje punkt: “Denne forskjellen skal vi skape“

Deltakerne tar et skritt tilbake og reflekterer over hva man skal oppnå sammen og forskjellen teamet skal skape. Hvorfor er teamet et team? Hva er meningen med arbeidet? Å jobbe for en større mening er viktig for å kjenne på motivasjon i jobben, noe som Daniel Pink har trukket frem en rekke ganger. Eksempler er «For å sikre at selskapet ikke går konkurs», «Bedre offentlige tjenester gjennom å fjerne manuelle rutineoppgaver», «For å lære og utvikle oss» osv.

Det er ikke noe rett eller galt svar på denne øvelsen, det handler om å artikulere ut et tydelig «Hvorfor». Ofte kan det oppleves utfordrende å skille mellom teamets mål og teamet formål. Målet er ofte en effekt, en forskjell i verden, eller en konkret leveranse. Men formålet forsøker å beskrive «Hvorfor målet er viktig?» Sørge for at hele teamet står inne for formål(ene).

Spørsmål til deltakerne:

• Hvilken forskjell skal vi skape, for hvem?
• Hvorfor er vi et team?

Gi deltakerne 3-5 minutter til å skrive lapper. Det kan være greit å beregne 10-25 minutter totalt på øvelsen.

“Slik kjennes samarbeidet ut”

Deltakerne skriver sine forslag til teamet som handler om hvordan det skal oppleves å være et team i det daglige. Dette er de viktigste prinsippene som skal prege teamets hverdag. «Åpenhet», «Ærlighet», «Klare pucker», «Gjensidig støtte», «Full åpenhet» osv. Det er viktig at teamet enes om felles verdier eller normer, slik at hele teamet står inne for det endelige resultatet.

Det er ingen fasit, men teamet bør enes om 3-6 felles verdier alle står inne for. For mange verdier kan «vanne ut» ut effekten av felles verdier. Dersom det er for mange lapper, kan teamet forsøke å slå sammen eller omformulere nesten like verdier til å være dekkende for flere forslag. En slik konsolideringsøvelse kan være tidkrevende og krever tydelig møteledelse. Men det er viktig at deltakerne blir enige.

Spørsmål til deltakerne:

• Hvordan kjennes det ut å jobbe i dette teamet?
• Hvilke verdier skal vi etterleve i det daglige?
• Hvilke normer og verdier er viktig for deg?

Gi deltakerne 4-5 minutter på å skrive lapper. Det kan være greit å beregne 15-20 minutter på øvelsen.

“Dette er spillereglene våre” – en sentral del av en teamkontrakt

Deltakerne skriver nå felles spilleregler for teamets samarbeid, «slik gjør vi det». Både regler som er viktig for en selv og som en ønsker at teamet som helhet tar hensyn til. «Felles kontordag mandag, onsdag og fredag», «Ingen forstyrrelser mellom 12-15», «Alle sier unnskyld ved overtramp», «Felles deltakelse på demo», «Sosial samling en gang i måneden» osv.

Prøv å tenke på denne øvelsen som resultatet av de foregående øvelsene. Hensikten her er å sette ord på det teamet må gjøre, sette i stand eller begynne med for å etterleve og oppnå målet, det større formålet og innenfor verdiene man har blitt enige om. Denne sesjonen krever at deltakerne er enige og omforent om de felles kjørereglene for teamet.

Spørsmål til deltakerne:

• Hvilke felles spilleregler må på plass for å etterleve det vi nå har blitt enige om?
• Hvordan tar vi beslutninger som en gruppe?
• Hvordan kommuniserer og deler vi mest mulig effektivt informasjon?
• Hvordan deler vi informasjon?
• Hvordan jobber vi som en gruppe med læring og forbedring?

Gi deltakerne 4-5 minutter på å skrive lapper. Det kan være greit å beregne 20-45 minutter på øvelsen.

“Slik kommer andre i kontakt med oss”

Team eksisterer i et nettverk av andre team, ideelt sett med så løse koblinger at fart og flyt ikke påvirkes utenfor teamet. Ikke desto mindre eksisterer alle team nettopp i et økosystem av team. Selve økosystemet – strukturene rundt teamene, hvordan teamene samhandler og til siste hvordan samhandlingen påvirker verdiskapningen, er et komplekst problem i seg selv.

Særlig i en hybrid hverdag er det avgjørende å være overtydelig på hva teamet jobber med, hvorfor de gjør arbeidet, hvordan arbeidet går og når teamet forventer å levere noe. Det å over-kommunisere og visualisere resonnement og beslutninger er avgjørende for å skape tillit både i og utenfor teamet i en hybrid hverdag. Team API-konseptet er basert på arbeidet av Matthew Skelton og Manuel Pais, og setter søkelys på teamets interaksjonspunkter med omverdenen.

Transparens om kommunikasjon og samarbeid er en suksessfaktor i et team

Overkommunikasjon kommer i alle former: dele oppsummering av beslutninger i en chattefunksjon, legge større beslutninger i en wiki eller tilsvarende, peke fra beslutningen til et rasjonale for beslutningen, lenke til datagrunnlag, visualisere arbeidsflyt opp mot mål (slik f.eks. Opportunity Solution Tree og User Story Maps er glimrende til) osv. I en hybrid hverdag vil ofte tekst erstatte menneskelig interaksjon ansikt-til-ansikt, og da er en god tommelfingerregel å gjøre det lett for alle – både i og utenfor teamet – å forstå hva teamet holder på med.

Det er teamets ansvar å eksponere informasjon til resten av organisasjonen om hva de gjør, hvordan, hvorfor og når. Målet er selvsagt ingen avhengigheter, slik at hvert team har eierskap ende-til-ende for sitt domene. Men 100% uavhengighet for team er etter vår erfaring sjeldent tilfelle i praksis.

For å forstå avhengigheter mellom team, er det helt avgjørende av arbeidet som det enkelte teamet gjør er synlig for andre. Straks arbeidet er visualisert og det er mulig å se avhengigheter, er det også mulig å avgjøre som avhengighetene er hensiktsmessige og/eller om de bidrar til mer eller mindre fart og flyt.

I denne delen skal deltakerne sette ord på hvilke avhengigheter det har til andre team, hvordan det er mulig å komme i kontakt med de fysisk eller digitalt og hvordan andre kan få innsikt i arbeidet deres.

Spørsmål til deltakerne:

• Hvem er det vi samarbeider med nå?
• Hvem er avhengige av oss? Hvem er vi avhengige av?
• Hvor finner andre dokumentasjon på det vi lager?
• Hvordan skal andre komme i kontakt med oss?

Gi deltakerne 4-5 minutter på å skrive lapper. Det kan være greit å beregne 20-30 minutter på øvelsen.

Slik avslutter du en workshop om teamkontrakten

Gå raskt gjennom teamkontrakten og repeter alle punktene det er enighet om etter de ulike øvelsene. Avtalt når en revisjon av teamkontrakten skal finne sted. Sørg for at teamkontrakten henges opp eller lenkes til slik at den er synlig for teamet og de rundt teamet i hverdagen.

Repetisjon og fornyelse av teamkontrakten er en suksessfaktor

Sett teamkontrakten på agendaen for teamet et par dager etter at den ble inngått. Hensikten er å sikre at alle på teamet fortsatt er enige, eller om det er behov for endringer. Teamkontrakten er teamets felles rettesnor og et levende dokument som alle deltakerne i teamet eier og etterlever. Teammedlemmene er alle ansvarlige for at de selv og resten av teamet etterlever verdiene og kjørereglene de selv har vært med å lage for teamet.

En teamkontrakt bør oppdateres eller fornøyes med jevnlige mellomrom for å sikre at den er levende og relevant. Kanskje et par ganger i året, og dersom teamet får nye medlemmer.

Hensikten er ikke selve dokumentet, men å sikre at teamet hele tiden å være enige om teamet felles kjøreregler og normer. Gjennom å oppleve gjensidig avhengighet og tillit til hverandre, vil teamet bli et godt arbeidssted for deltakerne. Samtidig som teamet samarbeider effektiv mot sitt felles mål.

Klikk her for å laste ned Team Agile teamkontrakt

Ønsker du hjelp eller har du spørsmål om teamkontrakt?

Team Agile brenner for akselerert verdiskapning gjennom supre team. Vi har laget over 50 teamkontrakter og har masse erfaring vi gjerne deler med deg. Vil du vite mer om team, teamdynamikk og samarbeid – ta kontakt