Slik lykkes du med OKR og effektmål i praksis

Alle virksomheter har en strategi. Målet er som oftest å peke ut en retning og si noe hva man ønsker å oppnå for å levere på visjonen. Likevel ser vi ofte at det er et gap mellom strategien og det som faktisk skjer i hverdagen i teamene. Strategien blir liggende i en skuff eller i powerpoint, mens teamene jobber med aktiviteter som de håper bygger oppunder strategien. Og som oftest henger det ikke sammen. Vil du vite hva som skal til for at effektmål driver resultater og «virker»? Her kommer noen tips til deg.

OKR er en måte å implementere strategi

For å ta det første først, så er OKR, Objectives and Key Results, en metode for å tette gapet mellom strategi og aktiviteter eller leveranser. OKR operasjonaliserer strategien gjennom tydelige mål og nøkkelresultater som teamene kan jobbe mot. Slik skapes en rød tråd fra topp til bunn i organisasjonen. Teamene ser hvordan de bidrar til virksomhetens retning, og ledelsen får innsikt i hva som faktisk driver resultater.

OKR er kort fortalt to ting: For det første er det en måte å formulere mål på, hvor vi flytter oppmerksomheten bort fra aktivitetene vi gjør, og over på effektene vi ønsker å skape for målgruppen vår. Det finnes flere ulike typer OKR, alt ettersom hvilket strategiske problem dere skal løse nå. For det andre er det et rammeverk for gjennomføring, som skaper en rød tråd fra strategien på toppen til hverdagen i teamene.

Men den røde tråden blir bare sterk hvis målene samskapes. Når ledelsen setter retning og ambisjoner, og teamene oversetter dette til hva det betyr i praksis, skapes eierskapet til målene i teamet. Mål som er bestemt ovenfra, mister ofte kraften. Mål som bare kommer nedenfra, mangler den strategiske forankringen. Samskaping er det som gjør at OKR virker i praksis fordi både ledelse og team forplikter seg til de samme målene. Det er ikke et enmannsband.

Vi ser ofte at på tross av stor innsats i å sette gode mål, virker ikke OKR på en hensiktsmessig måte. Det er noen grep du kan ta for å sikre at OKR driver resultater.

Gjør målene synlige

For det første må målene være synlige hvis de skal ha en effekt. Veldig ofte så ligger målene i en mappe ingen leser og da mister de kraften sin. Når målene er synlige blir de enklere å finne og følge opp. Det skaper en felles retning og gjør det lettere å ta ansvar.

Hva betyr transparens i praksis?

• Målene er enkle å finne. Alle i virksomheten skal kunne se dem uten å lete.

• Fremdriften er synlig. Det handler ikke bare om hva vi satte oss som mål, men også hvordan vi ligger an.

• Vi deler læring, både det som går bra og det som ikke går bra. Det bygger tillit og gjør det mulig å justere tidlig.

Et godt verktøy er dashbord og de trenger ikke være avanserte. Det kan være en tavle, et delt dokument eller en enkel oversikt i et system dere allerede bruker. Poenget er å vise tre ting: hva vi ønsker å oppnå, hvordan vi ligger an, og hva som har endret seg siden sist.

Når fremdrift deles åpent, skjer det flere ting. Teamene ser hvordan arbeidet deres henger sammen med strategien. Andre deler av organisasjonen lærer av det som skjer. Og ledelsen får mulighet til å støtte og justere uten å måtte etterspørre statusrapporter.

Transparens skaper også psykologisk trygghet. Vi viser at vi tør å eksperimentere, og at det er lov å vise når ting ikke går som planlagt. Da blir det enklere å justere tidlig, i stedet for å oppdage sent at vi er på feil kurs.

Skap en felles rytme

Mange organisasjoner setter mål én gang i året. Deretter går året sin gang, mens teamene jobber i vei, med stadig nye prioriteringer. Forutsigbarheten forsvinner, og målene mister relevans.

For at OKR skal virke, trenger vi en felles rytme for når vi setter mål, når vi jobber mot dem, og når vi evaluerer hva vi har oppnådd.

På virksomhetsnivå betyr det å etablere en overordnet syklus. Mange bruker kvartaler eller tertialer som ramme for en målsyklus. Hver periode starter med å sette mål og samordne retning. Så følger en periode med fokusert arbeid, før vi evaluerer hva vi oppnådde og hva vi lærte på slutten av perioden. På den måten blir læring og evaluering, samt justeringsmulighetene større gjennom året.

På teamnivå handler det om å bryte ned målene uke for uke. En enkel ukerytme kan ha stor effekt. Vi liker å bruke Christina Wodkes «mandagsforpliktelser» og «fredagsseiere» som ramme for en ukentlig rytme.

• Mandag: Hva må vi gjøre denne uken som tar oss nærmere målet?

• Fredag: Hva oppnådde vi, og hva lærte vi?

Når teamene jobber slik, blir målene levende. De er ikke noe vi bare ser på ved årsslutt, men er en del av hverdagen.

En felles rytme skaper også beskyttelse for teamene. Når vi har avtalt hvordan vi jobber mot målene, blir det lettere å si nei til oppgaver som ikke er prioritert og satt mål for. Det reduserer kognitiv belastning og gjør det lettere å holde fokus på en ting når prioriteringene er tydelig. For hvis prioriteringer skal virke i team er det en gylden regel og den ser slik ut:

• Jobb på målene i prioritert rekkefølge.
• Jobb kun på én prioritet av gangen.
• Jobb med andre prioriteter når du er ledig.
• Alltid bytt tilbake til høyere prioritet når det er behov.

Dette fører til en samordning av innsatsen som driver resultater. Vi vet at prioritering er en av de vanskeligste oppgavene en leder og team gjør i dag, fordi «alt er viktig». Så om OKR skal virke er det prioritering av de viktigste oppgavene som gjelder.

Coachende ledelse

OKR virker bare hvis teamene selv eier målene. Da må lederstilen bygge oppunder teamets egen ansvarlighet og eierskap. Et skifte for mange ledere er at de ikke må ha alle svarene selv. De må slutte å be om rapporter og statusmøter, for det er noe som i praksis fratar teamet eierskapet til målene.

Coachende ledelse er en nøkkel til å få OKR til å virke. Det handler om å stille spørsmål som gjør at teamene selv finner løsningen. Du kan lese mer om coachende ledelse her.

Hva kjennetegner coachende ledelse?

• Lederen stiller åpne spørsmål i stedet for å gi svar.

• Lederen viser sårbarhet, for eksempel ved å si «jeg vet ikke» eller dele egne feil.

• Lederen flytter refleksjon og ansvar til teamet, i stedet for å være en beslutningstaker som blir en flaskehals.

Noen spørsmål vi ofte bruker er:

• Hva trenger du for å hjelpe deg med å bestemme?
• Hvilken støtte trenger du for å oppnå det?
• Hvis det samme skjer igjen, hva ville du gjort da?
• Hva er din vurdering?
• Hva er dine neste skritt?
• Hva er det som stopper deg?

Når ledere bruker åpne spørsmål og stiller teamet til ansvar, skjer tre ting. Teamene må ta ansvar for målene. Beslutninger tas nærmere problemet, og dermed med høyere kvalitet og raskere. Og lederen får frigjort kapasitet til å bygge retning og kultur, og ikke være en flaskehals for beslutninger.

Vi liker å bruke metaforen om gartneren for ledelse av team. Gartneren kan ikke tvinge planten til å vokse, men kan skape lys, vann og gode vekstvilkår. På samme måte kan en leder ikke tvinge teamet til å levere, men kan legge til rette for læring, eierskap og utvikling. Og

Det viser seg av og til at ikke coachende ledelse er nok og du som leder ønsker å gi tilbakemelding til en eller flere i teamet. Du kan øve på dette og bli god på å gi og ta i mot tilbakemeldinger. Les her om du ønsker konkrete tips til å komme i gang med tilbakemeldinger som har effekten du søker.

For å lykkes må du øve, evaluere og justere

OKR er en metode for å implementere strategi. Men for å fungere i praksis må det forsterkes av transparens, felles rytme og coachende ledelse.

Når målene er synlige, når de følges opp i en tydelig rytme og når lederne skaper eierskap i teamene, ser vi at OKR blir mer enn en metode. De blir en drivkraft for læring, innovasjon og resultater.

Og husk! De færreste blir god på første treningsøkt. Det tar tid å bli god. Vi ser en del vanlige OKR-fallgruver mange går i. Les her om du ønsker å unngå disse.

Hvis du vil ha andre resultater, må du gjøre noe annerledes. Start med å lage ett dashboard, avtal én rytme og still ett godt spørsmål. Det kan være nok til å få effektmål til å virke i praksis.

Dette er Team Agile

Team Agile akselererer verdiskapningen gjennom å utvikle verdidrevne og lærende organisasjoner. Vi tror at fremtidens virksomheter er smidige og tillitsbaserte som skaper verdier i samarbeid med målgruppene de er til for.

Ta en prat med oss