Fasilitering gir effektivt samarbeid

Tverrfaglig samarbeid: effektivt, men krevende

Tverrfaglig samarbeid, eller teamarbeid er en effektiv måte å løse komplekse problemer på. Og tverrfaglig samarbeid introduseres i stadig flere deler av arbeidslivet. En kunnskapsarbeider i dag bruker 50% mer av tiden sin på samarbeid, sammenlignet med for 20 år siden. Tverrfaglige team presterer opptil 35% bedre sammenlignet med arbeid utført i fagavdelinger. Bred kompetanse fører til en økning av ideer og perspektiver som igjen gjør at sannsynligheten er større for å skape bedre resultater. Nøkkelen til effektive team ligger dermed i evnen til å samarbeide effektivt.

«Skyggesiden» av tverrfagligheten er mangfoldet av synspunkt, meninger og oppfatninger om hva som bør gjøres. Ofte er perspektivene ulike og sprikende. For at tiden det tverrfaglige teamet bruker sammen blir effektivt og verdiskapende trenger du en fasilitator. En rolle hvis ansvar er å legge til rette for at mylderet av perspektiver og meninger faktisk blir teamets styrke. Fasilitatoren kan være en i teamet eller en ekstern utenfra. Det viktigste er at ansvaret fordeles tidlig slik at fasilitatoren kan planlegge ut fra formålet.

Fasilitering gir lettere samarbeid

Fasilitering handler om å gjøre menneskelig samhandling lettere, noe som er perfekt i team hvor vi er avhengig av hverandre for å lykkes. Fasilitatoren legger rammer for arbeidet som deltakerne beveger seg innenfor. Rammene styrer fokuset i riktig retning mot riktig mål, som en kreativ begrensning.

Fasilitering brukes ofte synonymt med ord som tilrettelegging, prosessveiledning, kreativ møteledelse og prosessledelse. I Team Agile liker vi fasilitering best. Det rommer betydningen av å «gjøre lettere», som passer godt inn i vår hverdag.

Som fasilitator retter den oppmerksomheten mot at teamet beveger seg sammen mot målet. Arbeidet deles opp i ulike deler som fortløpende oppsummeres og sikrer at deltakerne hele tiden har en forståelse av situasjonen de står i. Deltakerne selv har ansvar for innholdet innenfor rammene, og bidrar med sin kunnskap og perspektiver.

Fasilitering handler om å aktivt legger til rette for at mennesker lykkes sammen. Ved siden av coaching, er det kanskje en av de vanligste «aktivitetene» en leder kan gjøre. Både lederen og fasilitatorens oppgave er å legge til rette for at teamet utveksler perspektiver og finner gode løsninger sammen. Når teamet samarbeider effektivt skaper de bedre resultater til glede for kunder, virksomheten og menneskene selv.

Kjernen i god fasilitering er åpne, kraftfulle spørsmål. De bidrar til å skape et «rom» for samhandling og dialog. God fasilitering gir effektivt og godt, tverrfaglig samarbeid. Siden teamet er en gruppe mennesker med ulike kompetanse som må samarbeide for å nå sitt felles mål, er fasilitering en nøkkelkompetanse for å gjøre teamets arbeid effektiv.

Intern eller ekstern fasilitator?

Som konsulenter fasiliterer vi jevnlig workshops for ledere og teamene vi jobber med. Som eksterne har vi en fordel nettopp fordi vi ikke har eierskap til innholdet og kan holde oss objektive. Hvis ikke eksterne er tilgjengelige, kan du f.eks. bytte fasilitator-tjenester med annet team.

Hvis teamet løser oppgaven selv, er det viktig at den som tar på seg ansvaret kan holde seg utenfor diskusjonen. Sammenblanding av roller som deltaker og fasilitator, har vi ikke så god erfaring med. Det er vanskelig å skille på rollene og vil ofte ødelegge fremdriften i arbeidet. Da er det bedre at rollen går på rundgang i teamet.

Fasilitering for deltakende beslutninger

I møte med komplekse problemer eller wicked problems på engelsk er sjelden veien fremover helt opplagt. Mange beslutninger krever forankring, bidrag og eierskap fra hele teamet. For å få til dette er ofte en workshop løsningen. Workshop er et arbeidsmøte hvor deltakerne bidrar med sine perspektiv og sin forståelse, og samarbeider om å nå et felles mål.

En vellykket workshop gir en forpliktende beslutning som deltakerne stiller seg bak og gjennomfører. Forpliktende beslutninger for hele teamet krever at alle deltakerne har blitt hørt og bidratt. Da bygger vi eierskap og ansvarsfølelse for beslutningen og resultatet inn i arbeidet. Sam Kaner kaller dette deltakende beslutninger, og presenterer en nyttig modell for å nettopp fasilitere frem slike deltakende beslutninger: Diamanten for deltakende beslutninger (Diamond of Participatory Decision-Making).

Modellen strukturerer arbeidet i ulike faser og bidrar til at teamet nærmer seg målet med arbeidsmøtet eller workshopen. Ved å dele arbeidet i ulike faser med ulike delmål gjør det enkelt å benytte ulike teknikker som passer til målet og sikrer fremdrift. Det blir forståelig og oversiktlig for deltakerne og fasilitatoren hvilken fase vi er i, og hva som er målet med den. Det gjør samarbeidet lettere for alle.

Fasiliteringsdiamanten

«Diamanten» består av fem faser. Første del er nåsituasjonen hvor vi er klar over et problem vi ønsker å løse eller en mulighet vi vil realisere. Så henter vi inn så mye data og innsikt vi klarer fra deltakerne. Deretter finner vi mønster og mening i innsikten. Til slutt velger ut noe vi tror er viktigere/bedre enn andre. Så blir vi enige om gjennomføring. Det er i de tre midterste er der hvor hovedvekten av samarbeidet – magien – skjer.

Av de tre midterste fasene, er første fase divergerende – her åpner vi mulighetsrommet for å produsere så mange ideer og forslag som mulig. Deretter følger en integrerende fase, hvor vi forsøker å forstå hverandres synspunkt og ideer og komme til en felles struktur og forståelse av forslagene i forrige fase. Til slutt er en konvergerende fase, hvor vi snevrere inn forslagene til felles konklusjoner om hva som skal gjøres videre.

I modellen heter fasene Divergent zone, Groan zone og Convergent zone. Vi syns den beste oversettelsen av fasene til norsk er Åpne, Integrere og Lukke i betydning av hvordan vi «behandler mulighetsrommet» – vi åpner for mange forslag, integrere forslagene og lukker igjen.

Slik fasiliterer du for deltakende beslutninger

Vi kaller slike arbeidsmøter for workshop og her forklarer vi hvordan du kan fasilitere en workshop for deltakende beslutninger. Team Agiles utgangspunkt er (som alltid :-) et tverrfaglig team og en workshop som har til hensikt å utnytte teamets ulike perspektiv til å lande på en best mulig beslutning.

Gjennomgangen er ment for den personen som fasiliterer, enten det er en smidig coach, scrum master, leder eller en annen rolle i eller rundt teamet. Vi tar utgangspunkt i Sam Kaners modell og byr på våre favoritt-teknikker for de ulike fasene.

Hensikt og forberedelser til en god workshop

Alle workshops har en hensikt og det er en grunn til at vi samles. Enkelt sagt er det en oppgave, et problem eller behov som skal løses. Forberedelser til workshops har vi skrevet mer om her. Oppsummert gjelder følgende:

• Hensikten med workshopen er kjent for deltakerne
• Det er enighet om hva vi skal oppnå, ønsket «slutttpunkt»
• Strukturen og rammene for workshopen er kjent
• Eventuelle unntak, regler eller spesielle hensyn er kjent og akseptert

For å planlegge en god workshop er vår tommelfingerregel at du trenger dobbelt så lang tid på å forberede arbeidet, som å gjennomføre det. Det vil si at dersom workshopen varer en halv dag, er det ikke urimelig å planlegge med ca. en hel dag med forberedelser. Det gir god kvalitet i gjennomføringen. (Og, en slik regel, reduserer antallet ineffektive møter effektivt.) Dette stemmer godt overens med det vi finner i lærebøker om samme tema.

Fasilitere for å Åpne mulighetsrommet

I denne fasen skal vi utforske muligheter gjennom å samle inn innsikt, fakta, ideer og forslag.

Hensikt med fasen

I den divergerende fasen ønsker vi å åpne opp mulighetsrommet og skape mange ideer. Dette er en klassiske «Ja, og»-fasen. Det er ikke en beslutningsfase. For å utnytte gruppens samlede kompetanse er målet at alle deltakerne bidrar med sitt perspektiv. Her er vi nysgjerrige og spørrende, og ønsker alle innspill og forslag velkommen. Gjennom å få frem flere ideer, risikopunkter, forslag, perspektiver osv., øker sannsynligheten for at forslagene er bedre. Det første forslaget er sjeldent det beste.

I denne fasen er det viktig å stille åpne, kraftfulle spørsmål for å sette retning for arbeidet. Som fasilitator bygger vi eierskap hos deltakerne gjennom å sikre at alle forstår oppgaven, og videre deltar og blir hørt i arbeidet. Summen av alles forslag utgjør da bredden i mulighetsrommet til gruppen.

Vi starter stort sett alltid arbeidet med et «How might we» eller «Hvordan kan vi»-spørsmål. Denne teknikken omformulerer problemer som for eksempel «Vi taper for mye penger» til muligheter som «Hvordan kan vi øke inntjeningen». Her er noen eksempler:

• Hvordan kan vi øke marginene i utbyggingsfasen?
• Hvordan kan vi redusere saksbehandlingstiden på søknader?
• Hvordan kan vi øke bruken av selvhjelpsfunksjonen på nettsidene?
• Hvordan kan vi bedre kommunikasjonen mellom teamene?

Teknikker for å åpne mulighetsrommet

Favoritter vi stort sett alltid bruker:

• How Might We-spørsmål
• Brainwriting, for eksempel 6-3-5 metoden

Andre, gode teknikker:

• Draw the problem
• Crazy eight
• 25/10 crowd sourcing
• SCAMPER

Tips til deg som fasiliterer fasen

• Dersom alle deltakerne snakker tidlig i arbeidet, øker sjansen for at de deltar aktivt i hele møtet. VI bruker derfor normalt å åpne møtene med en innsjekk.
• Vær tydelig på målet med fasen – deltakerne skal få frem flest mulig ulike forslag. Brainstorming gir ofte gruppetenkning, så det forsøker vi å unngå. Gjennom å bruke brainwriting skriver deltakerne ned forslagene i stillhet, før de presenterer for hverandre. Det funker bra.
• Tydelig regler: Dette er en «Ja, og»-fase. Det er ikke tid for å kritisere eller problematisere hverandres ideer. Som fasilitator må du stoppe ethvert forsøk på kritikk umiddelbart og be deltakerne holde fokuset.
• Ulike teknikker har ulike tilnærminger, og varierer med hva som er målet med arbeidet. Listen over viser Team Agiles foretrukne favoritter, men googler du «ideation techniques» finner du mange flere.

Fasilitere for å Integrere mulighetene

I denne fasen skal vi skape felles forståelse av innsikten som ble laget i forrige fase.

Hensikt med fasen

I den integrerende fasen skal vi integrere eller kombinere mulighetene fra forrige fase. Deltakerne er nå ferdige med å produsere forslag. Nå skal vi se ideene i sammenheng, gruppere og kombinere forslag. Vi ønsker å skape en delt forståelse av alle forslag og ideer som deltakerne har produsert. Gjennom å forstå, kombinere og bygge videre på hverandres perspektiver, skaper deltakerne nye innsikter.

Dette er etter vår erfaring den mest spennende og krevende fasen. Navnet «Groan zone» kan oversettes til «stønne-sonen», nettopp fordi det er krevende å forstå, se sammenhenger og kombinere forslag til noe nytt. Desto flere personer i møtet, desto flere perspektiv, behov, antagelser, erfaringer osv. Flere deltakere øker kompleksiteten, men også muligheten for suksess.

Varigheten på denne fasen er ofte litt uklar og vanskelig å planlegge. Av og til går arbeidet raskt og enkelt, mens andre ganger opplever vi at folk argumenterer sterkt for egne løsninger på bekostning av andre. Som fasilitator er det viktig å være lydhør for alle deltakerne, og samtidig se etter muligheter for å skape forståelse mellom deltakerne, bygge videre på forslagene og kombinere perspektiver. Teknikkene vi presenterer under, hjelper med dette.

Teknikker vi bruker for å integrere muligheter

Favoritter vi stort sett alltid bruker:

• 1-2-4-alle
• Affinity mapping

Andre gode teknikker:

• Relativ estimering
• Bull’s eye diagramming
• Rose, Thorn, Bud
• Kundereiser

Tips til deg som fasiliterer fasen

• Vær tydelig på målet med fasen. Hensikten er at deltakerne får felles forståelse av hverandres innsikt og sammen ser nye sammenhenger. Ingen har mer rett enn andre i denne fasen, selv om none ofte er mer høylytte.
• Vær tydelig på kriteriene deltakerne skal forstå helheten etter. Dersom målet er å kutte kostnader, er noen ting viktige. Men dersom målet er å øke antallet kunder øke, er typisk andre kriterier viktige.
• Tydelige regler: Dette er en krevende fase ofte med mye argumentasjon og diskusjon. Målet er ikke at en deltaker vinner frem med sin ide. Målet er at deltakerne ser det større bildet og sammenhenger på tvers av forslagene.
• Rent praktisk vil denne fasen ofte bestå i å flytte og gruppere lapper på en tavle (fysisk eller digital). Deltakerne foreslår og itererer over overskrifter, skisser etc. for å beskrive de ulike grupperingene av forslag.
• Ulike teknikker har ulike tilnærminger. I denne fasen er mulighetene mange avhengig. Dersom du jobber spesifikt med kundeopplevelser kan kundereise-teknikken være mer egnet, eller brukes i kombinasjon, med affinity mapping.
• De ulike teknikkene er ofte nyttige til å «tvinge» deltakerne til å tenke nytt. Det er ofte nyttig å sette en tidsbegrensning på oppgaven, for å skape et vennlig press i gruppen. Listen over viser våre favoritter, men søk f.eks. etter «groan zone» for flere forslag.

Fasilitere for å Lukke mulighetsrommet

Målet med denne fasen er at deltakerne sammen tar en beslutning om hva som skal skje videre, basert på sammenhengene de lagde i den forrige fasen. 

Hensikt med fasen

Hensikten med Lukkefasen er å komme til en beslutning. Dette skjer ved at deltakerne at deltakerne evaluere alternativer, oppsummere hovedpunkter og kommer frem til felles konklusjoner basert på sammenhenger og nye innsikter i forrige fase. Fasen avsluttes når deltakerne har blitt enige om et (eller flere) konkrete løsningsforslag, konklusjoner, skisser til gjennomføring eller prototyper.

Lukkefasen snevrer forslag og ideer ned til et håndterbart antall. Dette kan godt gjøres i flere runder, hvor forlagene først snevres ned til fem løsninger, for deretter å prioritere løsningene fra 1-5. Poenget er at vi får frem en løsning som summen av deltakerne tror mest på. Dette er som regel en nokså strukturert og målrettet fase. Noen deltakere er ofte litt «slitne» etter diskusjoner i forrige fase, og klare for å lande en beslutning eller konklusjon.

Utgangspunktet for teknikkene vi presenterer er demokratiske beslutninger. Dvs. at flertallet i gruppen stiller seg bak noe. Det flest i gruppen tror på, er det som blir konklusjonen. Det er etter vår erfaring den beste måten å sikre eierskap og gjennomføring. Men det er ikke alltid demokratiske beslutninger er passende for teamet eller beslutningen. Da kan følgende hjelpe, kan følgende hjelpe:

• Hvis teamet ikke har mandat kan beslutningen deles opp slik at det er innenfor gruppens mandat. Hvis teamet alene ikke kan beslutte å bygge en ny applikasjon, kan de kanskje teste antagelsene som er nødvendige for å ta en slik beslutning.
• Teamet kan stille seg bak en løsning. Deretter kan formidle den foretrukne løsningen til en person som kan ta en slik beslutning.
• Avklare på forhånd – før arbeidet starter – hvem som evt. kan ta eller må godkjenne beslutningen. Typiske eksempler er spørsmål om endring av andre personers arbeid eller prisendringer.

Vår erfaring er at dersom teamets mål og rammer for arbeidet er satt på en måte som både ledere og team aksepterer, kan teamet normalt ta de aller fleste beslutningene selv.

Teknikker vi liker å bruke

Favoritter:

• Dot-voting
• 2x2 matrise

Andre gode teknikker

• Decider protokoll
• Notere og votere
• Heat map vote
• Fist of 5

Tips til deg som fasiliterer fasen

• Vær tydelig på målet med fasen – hensikten er at deltakerne lander en (eller flere) beslutninger som teamet skal gå videre med. Denne beslutningen baseres på arbeidet deltakerne har gjort tidligere, dvs. i de tidligere fasene.
• Vær tydelig på hvilke rammer og kriterier som gjelder. Det gjelder særlig dersom teamet har begrenset mandat til å ta beslutninger eller løsningen inkluderer personer utenfor teamet.
• Ved demokratiske beslutninger gjøre dette ofte rent praktisk ved å deltakerne stemmer på de forslagene de tror mest på. Tenk gjennom om det har noe å si i hvilken rekkefølge deltakerne stemmer, evt. om det skal være lukke avstemming slik at alle viser sin stemme på likt.
• Teknikkene vi normalt bruker er demokratiske teknikker. Dot-voting er avstemming, mens 2x2 matrisen plassere forslagene relativt til hverandre. Disse forutsetter at en demokratisk løsning faktisk er en mulig måte å ta beslutninger på. Igjen kan det være nyttig å søke på nettet etter teknikker som passer din kontekst, f.eks. «workshop decision-making techniques».

Avslutning og oppsummering

Når løsningen(e) er valgt ut, gjenstår det å bli enige om hvem som gjøre hva, når. Vi summerer vi opp, fordeler ansvar og gjør en kort evaluering.

Denne fasen gjennomføres best ved å summere opp arbeidet deltakerne har gjort. Start med hensikten og forklare øvelsene og «konklusjonene» i hver fase. Dette skaper klarhet og delt forståelse. Dersom noen spørsmål eller innspill er parkert underveis, er nå tiden for å ta dem opp og se om de er relevante.

Så blir deltakerne enige om hvem som gjør hva. Hvis dette ikke allerede er en del av løsningen, kan deltakerne ta en «runde rundt bordet». Deltakerne sier da på tur hvordan de skal bidra til å realisere løsningen.

Til slutt er det tid for å evaluere og reflektere over samarbeidet. Hva fungerte bra, og hva kan forbedres. Her kan du lese mer om retrospektiv.

Øvelse gjør mester

God fasilitering får det beste ut av tverrfaglig samarbeid. I denne artikkelen har vi presentert hva vi gjør og hvordan vi gjøre det, når vi fasiliterer. Fasiliteringsdiamanten er ikke perfekt, men den er nyttig. Den skaper forståelse og system i ellers rotete og mangfoldig samarbeid. Vi har brukt diamanten sammen med de presenterte teknikkene med stort hell på både små team (4-5 personer) og større grupper (over 200 personer). Den beste læringen gjør vi likevel av handling. Så det er bare å hoppe i det. Vi har også skrevet noen tips til å bli en rågod fasilitator.

I Team Agile fasiliterer vi et femtitalls workshoper årlig. I all beskjedenhet er vi rågode! Vi sier det fordi vi får gode tilbakemeldinger i alle workshopene vi holder. Ta gjerne kontakt for flere tips eller hjelp.